Come Rendere la Partecipazione a una Fiera B2B profittevole

Ancora oggi, nel mondo B2B, la partecipazione di un’azienda a una fiera di settore rimane uno strumento efficace per promuovere la propria realtà e i propri prodotti/servizi, oltre a essere un’opportunità importante di networking.

Una buona partecipazione a una fiera di settore rappresenta per l’azienda un canale privilegiato per interagire con il mercato e incontrare i clienti in modo diretto, una vetrina per promuovere la propria offerta e immagine, e molto di più.

Perché partecipare a una fiera di settore?

Secondo gli esperti, nelle fasi di preparazione di una fiera viene disperso fino al 60% del potenziale di successo. I motivi? Spesso manca chiarezza negli obiettivi che si vogliono raggiungere così come una corretta pianificazione dell’evento.

È quindi questo il punto di partenza fondamentale. Bisogna anche tenere conto che la preparazione di una fiera richiede tempo e non si può improvvisare.

Ma torniamo agli OBIETTIVI che spingono un’azienda a partecipare a una fiera di settore.

1. Brand awareness

La maggior parte delle aziende afferma di partecipare alle Manifestazioni fieristiche del settore per accrescere o consolidare la propria immagine e notorietà. Le fiere rappresentano l’occasione ideale per presentarsi a un pubblico di persone in target così come pure di fissare incontri con clienti già esistenti.

2. Acquisire nuovi contatti (e potenziali clienti)

Molte aziende decidono di partecipare per acquisire nuovi lead e potenziali clienti. Una fiera professionale è un ambiente ideale per stabilire contatti strategici anche con eventuali partner per spingere la crescita del business e l’espansione verso nuovi mercati. Una volta generati nuovi lead, resta in ogni caso importante far seguire un’attività di follow-up.

3. Fidelizzare clienti esistenti

Incontrarsi di persona facilita relazioni più profonde, migliorando la fiducia reciproca tra aziende e clienti. Ecco perché molte aziende sfruttano le fiere anche per ravvivare i rapporti con clienti già acquisiti e consolidati. In pochi giorni si possono concentrare diversi incontri, evitando visite che altrimenti risulterebbero costose e in tempi ben più lunghi.

4. Entrare in nuovi mercati

Partecipare a una specifica fiera di settore può essere molto utile anche quando l’azienda vuole attuare nuove strategie di mercato e desidera conoscere meglio un determinato settore applicativo. Attraverso la partecipazione fieristica, sarà possibile conoscere need e aspettative del proprio target così come conoscere sviluppi e trend del mercato. Allo stesso modo permetterà di analizzare la concorrenza e capire come posizionarsi sul mercato.

5. Lanciare nuovi prodotti e soluzioni

Esporre in fiera permette all’azienda di mostrare nuovi prodotti, servizi o tecnologie, e creare aspettative nei visitatori. Una partecipazione efficace, però, richiede preparazione e comunicazione anticipata per ottenere il massimo risultato.

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Prepararsi a una fiera B2B: 5 Aspetti chiave

Partecipare a una fiera richiede non solo la preparazione di prodotti e stand, ma anche un’idea chiara delle motivazioni e dei benefici che si desidera ottenere. La fiera serve, tra le altre cose, per vendere e preparare il terreno per future vendite, ma può anche rafforzare l’immagine aziendale, consolidare le relazioni con clienti esistenti, migliorare i contatti con la rete commerciale e raccogliere informazioni qualitative sul mercato e sui concorrenti.

Un’efficace partecipazione a una fiera si costruisce a partire da una pianificazione a lungo termine, basata su obiettivi chiari e risposte a 5 domande cruciali:

• A quale target ci rivolgiamo?
• Cosa vogliamo comunicare?
• Quali sono i nostri obiettivi commerciali e di marketing?
• Quale budget abbiamo a disposizione?
• Quali altre attività correlate intendiamo realizzare?

Queste risposte sono fondamentali per delineare una STRATEGIA DI SUCCESSO e ottenere il massimo dal proprio investimento in fiera. Inoltre, è importante che tutti i passaggi vengano eseguiti con attenzione, dalla progettazione dello stand alla preparazione del personale, fino all’attività post-fiera.

Le FASI della partecipazione a una fiera

1. Pianificazione anticipata

La preparazione deve iniziare almeno un anno prima dell’evento. Questo include:

• Definizione degli obiettivi di partecipazione
• Selezione dei prodotti/tecnologie da presentare
• Attività di PR e Marketing

2. Promozione e Comunicazione dell’evento

Tra le attività di Marketing e Comunicazione, diventano centrali quelle di supporto ai Sales nell’approcciare clienti e prospect.

In particolare:

• Creazione di una campagna promozionale di email marketing
• Azione di invito personalizzate

Importante misurare ogni azione attraverso i dati (ad esempio, la % di apertura di una email, il numero di clic su una chiamata all’azione – il cosiddetto CTR – clic through rate ecc.)

3. Progettazione dello stand

Lo stand è il “biglietto da visita” dell’azienda in fiera. Deve essere progettato con cura per:

• Rappresentare l’identità aziendale (Corporate Identity)
• Catturare l’attenzione dei visitatori con un design creativo e invitante
• Offrire uno spazio adeguato per incontri e colloqui
• Trasmettere i messaggi aziendali attraverso filmati, proiezioni multimediali e presentazioni

4. Formazione del personale

Il personale allo stand è fondamentale per il successo della partecipazione. Deve essere quindi informato sugli obiettivi strategici, capace di condurre colloqui con i visitatori in modo efficace e allenato tramite seminari specifici e briefing dettagliati prima dell’evento.

COSA NON FARE allo stand:

– usare domande CHIUSE invece che aperte
[Esempio: «Posso aiutarla?» «No grazie, do solo un’occhiata» Meglio invece: «Vedo che le interessa questo prodotto. Le segnalo che…»]

– avere persone dello STAFF che leggono, guardano il cellulare o chiacchierano tra loro invece di essere sorridenti e propositivi guardando verso i visitatori

– NON chiedere un contatto o un riferimento alle persone che si fermano allo stand

– NON avere chiaro cosa dire o come interloquire con il cliente (a questo scopo ideale sarebbe predisporre uno script ad hoc)

– NON annotarsi cosa è successo in un certo incontro

RICORDA: Se i visitatori non vengono approcciati in modo corretto, rappresentano degli Affari persi

Mantieni viva la comunicazione con i tuoi prospect anche dopo un evento. Chiedici come

5. Attività di follow-up e gestione dei contatti

Una volta conclusa la fiera, inizia la fase più critica: il follow-up dei contatti acquisiti. È importante agire rapidamente, entro una settimana al massimo dalla fine della manifestazione, per massimizzare il potenziale delle opportunità create.

 Alcune delle attività di follow up includono:

• Invio di lettere o email di ringraziamento a tutti i visitatori dello stand
• Contatti telefonici per approfondire i colloqui avuti in fiera
• Invio di offerte personalizzate sulla base degli interessi espressi dai visitatori
• Invio di comunicazioni con contenuti di valore che possano aiutare a riscaldare i contatti e a farli germogliare facendoli passare da “semi” a “piantine”

Studi di settore riportano che dopo la fiera, il 50% dei visitatori non viene più ricontattato dalle aziende

I nuovi contatti servono invece per alimentare Database e CRM per azioni future di Marketing e Vendite

Conclusione

Partecipare a una fiera di settore è un investimento strategico che, se ben pianificato e gestito, può portare vantaggi significativi in termini di visibilità, lead e nuove opportunità di business. Prepararsi con cura, coinvolgere il personale e sfruttare le occasioni di networking sono passaggi fondamentali per massimizzare il ritorno sull’investimento e consolidare la presenza aziendale sul mercato.