Come organizzare una Riunione Efficace

Incontrarsi con i colleghi, con i clienti, con i fornitori, scambiare idee, prendere decisioni, trasmettere informazioni: ogni scusa è buona per sprecare una buona giornata di lavoro! Ma è sempre così vero?

Perché una riunione?

La riunione è uno dei mezzi di comunicazione più frequenti. In teoria è facilmente sostituibile da comunicati interni, da email o da telefonate, ma in questo modo il gruppo di interlocutori si restringe e manca il dialogo.

Mettere insieme un certo numero di persone, d’altra parte, è vantaggioso per la socializzazione, il coinvolgimento, la partecipazione più ampia, la motivazione.

Prima di dichiarare la volontà di indire una riunione, vediamo di rispondere a qualche domanda:

• è proprio necessario incontrarci possiamo usare una forma alternativa?
• che obiettivi vogliamo raggiungere?
• quali argomenti desideriamo esplorare?

Se la risposta è concreta ed affermativa, prepariamoci a rendere la riunione efficace e concludente.

Che tipo di riunione?

La Riunione Interna

Senza troppa rigidità, l’incontro tra colleghi è rivolto ad individui che hanno le stesse finalità, i formalismi sono ridotti al minimo. Per questa ragione racchiudono il pericolo di perdersi nei meandri delle socievolezze (“small talks”, piccole chiacchiere, che si trasformano in profusione di parole e producono ritardi abissali alla tabella di marcia).

Le Riunioni Tradizionali

Sono in genere fissate a scadenza, quella di vendita ogni quarto lunedì del mese, quella amministrativa ogni venerdì per contare i soldi in cassa, quella di marketing ogni fine trimestre per decidere quali costi tagliare questa volta. Di stampo formale, richiedono una preparazione preventiva, una scaletta determinata, e una serie di decisioni da avvallare.

Il Workshop, il Seminario, il Training

Sono riunioni a doppio senso, guidate da un facilitatore che non sempre ha la patente in regola. Probabilmente conosce benissimo l’argomento, ma non è padrone delle regole base della trasmissione di conoscenza. In questo caso il suggerimento è uno solo: seguire un corso per muoversi con disinvoltura di fronte a una platea e costruire una presentazione che non porti allo svenimento da noia assoluta.

Il Meeting, la Conferenza, il Convegno

Sono occasioni in cui alcuni individui posseggono argomenti da esporre, in genere tramite interventi più o meno tecnologicamente appariscenti. In questo caso di solito il problema sta nel costringersi in una comoda poltrona per 8 ore di fila senza addormentarsi per lo sfinimento della concentrazione.

La Teleconferenza e la Videoconferenza

Novità di incontro a distanza che offre una variegata casistica di svantaggi, occasioni di incomprensione, oltre qualche minuscolo motivo di apprezzamento…

Chi invitiamo?

Dopo aver chiarito gli obiettivi, gli argomenti e che tipo di riunione vogliamo fare, la scelta dei partecipanti è fondamentale.

Chi è effettivamente coinvolto, chi può decidere, chi conosce la materia, chi deve essere informato?

Meglio non svuotare tutto un ufficio, ma nominare dei rappresentanti che poi si faranno carico di riferire, magari con l’aiuto degli appunti e del verbale che ogni riunione efficace dovrebbe produrre.
Se tutti sono da coinvolgere, è opportuno fare due riunioni, oppure utilizzare orari di poco traffico lavorativo (pausa pranzo, mattina presto, pomeriggio inoltrato).
Il numero ideale di partecipanti è tra le 10 e le 12 persone, per gestire al meglio gli scambi comunicativi. Una bella convocazione ricca di dettagli e di contenuti aiuterà la riunione a partire senza troppe spiegazioni introduttive.
Nel prossimo articolo vedremo come gestire il tempo e  i partecipanti durante la nostra riunione, e come fare un buon debriefing finale.

Vuoi saperne di più? Scopri i nostri Corsi Gratuiti sulle Riunioni Efficaci!

Richiedi informazioni a training@tecnoimprese.it oppure chiama Irma Garioni al numero 02 210111236.

Per conoscere tutti i corsi di Formazione Finanziata proposti da Tecnoimprese, clicca qui e scarica il Catalogo Completo in pdf.