Metodo e Gestione del Tempo
Una riunione ben calibrata e preparata, con tanto di tempi (da rispettare) e sistemi di intervento e di decisione, vale tanto oro quanto il prezioso tempo devoluto.
L’orario d’inizio va impostato con precisione, evitando i ritardi in apertura. Partiamo con il piede giusto! Definiamo obiettivi, argomenti e partecipanti, e occupiamoci della logistica, da non sottovalutare.
Il luogo dove terremo la riunione deve essere sufficientemente spazioso, arieggiato, luminoso e accogliente. Gli spazi ristretti, polverosi perché poco frequentati, con scarsa luce che induce al torpore o un’area limitata che provoca disagio, non permettono ai costosi cervelli qui riuniti di dare il meglio delle proprie brillanti idee.
Posti a sedere per tutti. Non costringiamo la gente a stare in piedi, dopo pochi minuti la concentrazione scenderà a livello del pavimento per non sollevarsi mai più.
E ora l’agenda, la lista degli argomenti o degli interventi e l’ordine del giorno. Sarebbe bello consegnarlo ai convocati con un certo anticipo, in modo che tutti possano prepararsi eventuali domande e precisazioni.
I tempi vanno scanditi con precisione: all’inizio l’attenzione è leggera, poi si entra nella fase di assoluta concentrazione, che però difficilmente durerà più di un’ora e mezza. A questo punto serve una pausa di ristoro (lo sapevate che di fronte al disagio fisiologico l’attenzione cala del 80%?). Quindi siamo pronti per un’altra ora impegnata.
Meglio inserire gli argomenti spinosi e i dilemmi nebulosi nella prima parte della riunione. La seconda parte sarà dedicata a spolverare le incertezze e trovare soluzioni di largo consenso; l’ultima mezz’ora va via in scritture (conclusioni, decisioni, responsabilità, tempi).
Non sparate sul coordinatore
Il padrone di casa ha preparato la scaletta degli argomenti, ha convocato i partecipanti, ha concordato gli interventi e stilerà le conclusioni finali. Durante la riunione farà scorrere i vari temi, evitando che ci si incagli in una divergenza, riassumendo le decisioni e sedando gli animi tumultuosi.
Il coordinatore facilita la riunione verso conclusioni efficaci. Compito non facile. Deve animare la riunione e mantenere elevato l’interesse di tutti, attutire la conflittualità, gestire le divergenze di opinione. Un artista? Si, della comunicazione.
E poi ci sono i personaggi difficili: quelli che parlano troppo, quelli che ingaggiano duelli personali con gli altri, quelli distratti. Eh si, vita dura quella del coordinatore.
Il coordinatore deve possedere doti di leadership, autorevolezza e rispetto per tenere a bada gli indiavolati personaggi in cui i nostri manager si trasformano quando hanno un’idea da difendere a tutti i costi.
Le domande indisciplinate
Il benessere economico, il senso di appartenenza, la necessità di riconoscimento e l’autonomia sono tra i bisogni umani fondamentali.
Nel gruppo non possiamo trascurare comportamenti che nascondono significati in linea con questi bisogni importanti. Il coordinatore dovrà ammorbidire l’atmosfera, dando da subito alla riunione un taglio di coinvolgimento.
Invece di “desidero comunicarvi una nuova procedura”, meglio “vorrei approfondire i concetti di una nuova procedura che sembra essere convincente”. Ascoltare i diversi pareri e trarre le conclusioni. E prepararsi alle domande indisciplinate, quello contrarie, quelle che cercano il pelo nell’uovo, quelle che smontano l’impalcatura.
Dopo la riunione
La riunione non termina quando si lascia la sala. Ogni partecipante avrà i suoi compiti e le sue informazioni e il coordinatore si occuperà di divulgare al più presto (non dopo una settimana!) un verbale con:
- abbiamo deciso che
- tizio si farà carico di … entro il
- caio procurerà altre informazioni e le trasmetterà a tutti entro il
- la prossima volta parleremo di
Bastano poche righe, chiare e semplici, per creare un verbale efficace.
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