Organizzare un webinar: 8 tips e il caso studio Ecohitech Award

Come sappiamo, con l’emergenza sanitaria, molti degli eventi che erano in programma sono stati annullati o rimandati al 2021. Altri sono stati trasformati in eventi digitali, richiedendo un cambiamento nell’approccio, nella comunicazione e nelle modalità di coinvolgimento del pubblico.

È successo anche a noi, che per il mese di marzo avevamo programmato di organizzare una conferenza stampa e un evento di networking per lanciare l’edizione 2020 dell’Ecohitech Award*, premio alle soluzioni innovative per le smart city.

Purtroppo, a causa della pandemia da Covid-19, non è stato possibile pensare a un evento fisico, così ci siamo ritrovati a dover modificare il nostro piano di comunicazione e le nostre strategie di marketing…

*Dal 1998, l’Ecohitech Award è un importante riconoscimento per enti pubblici che, grazie all’adozione di soluzioni e tecnologie innovative, hanno raggiunto significativi risultati di sostenibilità ambientale, risparmio energetico e miglioramento dei servizi ai cittadini. Nel 2020, il premio si rivolge anche ad aziende ed Esco che possono candidarsi in 4 categorie:

  • efficienza energetica e sostenibilità ambientale
  • illuminazione pubblica,
  • servizi ai cittadini
  • progetti internazionali.

Da evento fisico a webinar online

Online o di persona, la motivazione che spinge le persone a prendere parte a un evento non cambia. Può essere per informarsi, per intrattenersi, per creare relazioni, per imparare o per ispirarsi. L’importante è tenerne conto, perché sarà il nostro punto di partenza.

Nel nostro caso, abbiamo pensato di unire la presentazione del premio a un evento che fornisse delle informazioni, dei dati di mercato, degli aggiornamenti e degli spunti di riflessione.

Abbiamo quindi organizzato un webinar online gratuito sulle smart city per un confronto su modelli in cui efficienza energetica, sostenibilità ambientale, sicurezza e digital transformation rappresentassero il vero motore delle città di domani.

“Il Covid-19 spingerà verso nuovi modelli di Smart City in Italia?”

Questo il titolo del webinar che lo scorso 18 maggio ha messo intorno al tavolo alcuni relatori di spicco, quali Davide Chiaroni, Vice Direttore Scientifico di Energy & Strategy Group presso il MIP-Politecnico di Milano, Nicoletta Gozo, Coordinatrice dei progetti Lumière & Pell, ENEA, Marco Mari, Vice Presidente di Green Building Council Italia e Alessandra Astolfi, Brand Manager, green & technology division IEG.

I numeri dei partecipanti, con un centinaio di presenti tra Comuni, Esco, aziende, società di progettazione e system integrator, hanno confermato l’interesse e il valore dei contenuti.

Non soltanto. L’evento, essendo stato registrato online, continua a essere riproposto gratuitamente on demand a chi vuole approfondire l’argomento.

smart city ecohitech award

8 tips per organizzare un webinar online

Per organizzare un evento digitale ci sono alcuni aspetti fondamentali da tenere presente nella pianificazione delle azioni di marketing e di comunicazione.

Vi raccontiamo quello che abbiamo fatto per organizzare il webinar sulle smart city offrendovi 8 tips:

  1. Coinvolgere il pubblico:

Come prima cosa ci siamo chiesti come fare a coinvolgere il nostro target di riferimento, fatto di aziende, operatori e pubbliche amministrazioni.

La scelta è stata quella di definire un piano di azioni di marketing  e un piano editoriale utilizzando un mix di strumenti di comunicazione diversi quali blog, newsletter e social media (Facebook e LinkedIn). Abbiamo ad esempio pubblicato una serie di approfondimenti dedicati alle smart city e all’utilizzo delle nuove tecnologie nei vari ambiti legati alle città del futuro sul portale LUMI4Innovation: dalla gestione rifiuti all’illuminazione pubblica, dallo smart parking alla mobilità sostenibile, dal monitoraggio energetico alla connettività. In ogni articolo era presente l’invito a iscriversi gratuitamente al webinar.

Sono state effettuate anche azioni dirette, come DEM (Direct Email Marketing). Dopo l’evento, sono state programmate altre azioni per mantenere il rapporto e il coinvolgimento con il pubblico.

TIP#1: Ricordiamoci che il pubblico va coinvolto prima, durante e dopo ogni evento utilizzando i diversi strumenti di comunicazione a disposizione. È sempre importante definire un piano editoriale, con tempi e argomenti precisi, e pianificare per tempo le varie azioni di marketing.

2. Creare il fil rouge:

Per definire gli argomenti del webinar, abbiamo creato una scaletta, poi condivisa con relatori e moderatore, specificando chi avrebbe risposto a quale domanda. In questo modo abbiamo definito in anticipo come si sarebbe sviluppata la discussione.

TIP#2: Prima dell’evento, è importante definire una scaletta degli argomenti e delle tematiche, creando un filo conduttore che permetta un passaggio naturale da un argomento a un altro.

3. Non improvvisare:

Ovvero, pianificare, sempre e per tempo. Ecco cosa abbiamo fatto… Tre settimane prima del webinar, i relatori sono stati sentiti singolarmente per concordare le tematiche da trattare. Una settimana prima del webinar, abbiamo organizzato un incontro virtuale di allineamento tra relatori e moderatore per coordinarci  meglio su argomenti e tempi e per provare gli strumenti digitali e la piattaforma a livello tecnico. Ovviamente, va sempre scelta anche la piattaforma corretta per il tipo di evento desiderato.

TIP#3: I migliori risultati arrivano dalla pianificazione in anticipo. Sul lato tecnico, è sempre bene controllare di avere la piattaforma e i vari strumenti sotto controllo

4. Tenere i tempi:

In anticipo, abbiamo chiesto ai relatori di fornire risposte stando entro i 5 minuti, in modo da restare nei tempi. E ci siamo dati un tempo massimo per la durata del webinar.

TIP#4: Il moderatore deve saper scandire bene i ritmi della discussione, tenere i tempi e tenere alti i livelli di attenzione con domande e interazione.

5. Keep calm:

Sul lato tecnico, meglio essere collegati in più persone del team per poter meglio gestire qualsiasi problema o imprevisto. Nel nostro caso, quando uno dei relatori ha manifestato delle difficoltà (eh sì, è successo anche quello), una persona del team ha agito dall’esterno del webinar (al telefono) aiutandolo a risolvere il problema.

TIP#5: In caso di imprevisti o problemi tecnici, mantenere il sangue freddo e cercare di tenere la situazione sotto controllo. Meglio avere sempre un’altra persona del team collegata e pronta a intervenire dall’esterno in caso di necessità.

6. Permettere l’interazione:

Nel nostro caso, abbiamo scelto di tenere una breve sessione di domande e risposte, gestite dal moderatore, alla fine del webinar.

TIP#6: Ci sono diverse modalità per permettere al pubblico di partecipare, di porre domande o fare commenti durante un webinar. Meglio però stabilire le modalità in anticipo, in modo che non ci siano distrazioni per i relatori durante la discussione e che tutto possa essere facilmente gestibile e controllabile dal moderatore.

7. Rendere fruibile il webinar on demand:

Per chi volesse accedere ai contenuti del webinar ma non ha potuto vivere l’evento in diretta, abbiamo deciso di registrare il video e di renderlo disponibile gratuitamente, su richiesta.

TIP#7: La possibilità di vedere o rivedere il webinar in un altro momento e con altri tempi può essere vincente per aumentare la brand awareness e il coinvolgimento del pubblico.

8. Stabilire una relazione di fiducia con il target:

Ritornando al tema del coinvolgimento del pubblico, per noi è stato fondamentale rafforzare con questo webinar il rapporto di fiducia con le nostre buyer personas. La presenza di contenuti interessanti e di valore e la lunga storia e credibilità del premio Ecohitech Award (alla sua XXI edizione) sono stati per noi un elemento fondamentale.

TIP#8: Creare un rapporto di fiducia, offrendo sempre contenuti di valore per il pubblico e le buyer personas.

Accedi al webinar per conoscere lo stato dell’arte delle smart city in Italia e approfondire l’Ecohitech Award

webinar smart city
Laura Baronchelli
Digital content specialist e giornalista | Sviluppo contenuti specializzati e metto in pratica strategie di content marketing e di comunicazione. Pianificare in anticipo è la mia specialità