Gestire efficacemente il tempo e dare le giuste priorità

“La brutta notizia è che il tempo vola. La buona è che il pilota sei tu”  – Michael Altshuler

La gestione ottimale del tempo, pianificando quanto dedicare a specifiche attività  contribuisce ad aumentare l’efficacia, l’efficienza e la produttività. Questo processo, però, non è semplice e  a volte si tende a dare più importanza a cose che ci portano lontano dai nostri obiettivi.

Inizialmente, si pensava che bastasse puntare su promemoria che avvisassero quando un compito deve essere fatto. Si è passati poi ad una progettazione e preparazione della scaletta operativa attraverso agende e calendari, sulla base degli obiettivi da realizzare. Un ulteriore passo è stato fatto con la pianificazione, con una verifica delle attività giorno dopo giorno, con la possibilità di correggere il tiro a seconda degli obiettivi.

Infine, si è arrivati a quello che Covey sintetizza nelle sue prime tre regole:

  1. essere proattivi
  2. partire pensando alla fine
  3. dare precedenza alle priorità.

Tutto questo porta a gestire non solo l’urgenza, ma a programmare le azioni d da fare in base agli obiettivi da raggiungere, dosando tempo ed energie in base all’importanza reale di ogni azione.

Come stabilire le priorità?
Vediamo brevemente quali sono le principali tecniche. La prima tecnica, forse la più immediata, è raggruppare in categorie quanto c’è da fare, a seconda del grado di importanza e di urgenza. Ne emerge una lista, la classica contrassegnata dalle lettere dell’alfabeto A, B, C, che rappresenta:
•    compiti urgenti e importanti;
•    compiti importanti ma non urgenti;
•    compiti né urgenti né importanti.
C’è poi l’analisi di Pareto, secondo cui  l’80% delle attività possono essere completate nel 20% del tempo disponibile. Il restante 20% dei compiti si terrà nel’80% del tempo. Nel primo 80%, secondo questo criterio di Pareto-efficienza, si concentrano le massime priorità, da svolgere quanto prima per incrementare la produttività (massima resa, nel minor tempo possibile).

Questa tecnica è più complessa del metodo Abc, perché richiede lo sforzo di dosare bene i tempi. E’ efficace soprattutto quando si deve operare in un arco temporale limitato, per cui non ci si può permettere il lusso di perdere troppo tempo sui cose di scarsa rilevanza.

C’è poi il metodo Eisenhower che consiste nel classificare le attività secondo quattro criteri:
•    importante e urgente: attività da eseguire al più presto e di persona;
•    importante e non urgente: attività a cui porre una scadenza e da eseguire personalmente; non importante e urgente: attività da delegare se possibile;
•    non importante e urgente: attività da eliminare.

La gestione del tempo  è una capacità personale che ciascuno può sviluppare, migliore e implementare con tecniche che ci aiutano a organizzare il tempo e a classificare i nostri impegni in base a criteri di urgenza e importanza, sempre pensando all’obiettivo da raggiungere.
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