L'Ambiente di Lavoro per il Manager Felice

Come migliorare l’efficacia dell’ufficio attraverso un buon uso dell’ambiente

Il tradizionale concetto di carriera associato all’ascesa nella piramide aziendale comincia a tramontare, sostituito dalla crescita professionale basata su mobilità e su traiettorie di sviluppo trasversali. L’ambiente di lavoro perciò diventa mobile e flessibile per adeguarsi alle nuove comunità di professionisti della conoscenza.
Agli occhi di costoro la domanda sorge spontanea: sono ancora necessari gli uffici di tipo tradizionale? Che ambiente dovremmo proporre a questi manager?
Oggi lo spazio lavoro individuale è decisamente sottoutilizzato: tra riunioni, colloqui informali e trasferte fuori ufficio succede che il posto di lavoro resti vuoto e inutilizzato per circa il 50% della giornata.

L’ambiente fa la differenza

Lo spazio ufficio rappresenta una forte leva del cambiamento a disposizione delle aziende dinamiche che vogliono prepararsi ad affrontare il futuro con successo.

Il primo passo per la trasformazione dell’ambiente di lavoro consiste nell’analisi delle attività in relazione a tempo e luogo di svolgimento. Vediamo la differenza tra i vari ambienti:

• l’ufficio dedicato: ideale per chi ha necessità di privacy, riservatezza e concentrazione; il lato negativo è la scarsa interazione con le altre persone
• l’ufficio condiviso: risponde bene alle esigenze di riservatezza e permette un sufficiente scambio di comunicazione tra persone con affinità di obiettivi
• la scrivania dedicata: adatta a chi sta per gran parte del tempo in ufficio, idealmente è assegnata secondo la funzione della figura professionale
• la scrivania condivisa: utilizzata part-time da persone che spesso sono in riunione o fuori sede, ubicata in aree assegnate a specifici gruppi di lavoro per fornire un punto di riferimento fisico
• le postazioni touch-down: piani di lavoro anonimi destinati a lavori di breve durata o eseguiti da collaboratori esterni, ospiti o lavoratori di passaggio
• la sala riunioni: sala confortevole e ben attrezzata; tavoli e sedie devono essere facilmente configurabili a seconda delle necessità del momento
• la sala formazione: spazio attrezzato con moderne apparecchiature per erogare corsi di aggiornamento di vario genere
• lo spazio relax: area informale dedicata alla pausa caffè o a una breve chiacchierata; a volte qui si formano gruppetti che causano l’irritazione del capo, convinto che lontano dalla scrivania si produca poco.

Poiché lo spazio non basta mai, talvolta troviamo scatoloni polverosi nei corridoi, rimasugli di precedenti traslochi, giacenze dimenticate di vecchi cataloghi, strumenti che non funzionano e che nessuno butta via…
Da una parte ci sono le aziende attente all’ambiente interno, alla giusta collocazione dei luoghi e degli spazi, alla pulizia interna e all’ordine, dall’altra troviamo quelle noncuranti, quelle che non hanno mai tempo di fare ordine per pigrizia mentale.
Qui le persone lavorano arrampicate in modo precario su uno sgabello traballante, circondate da cataste polverose di scatoloni e nessuno prendere l’iniziativa di trasformare un ingorgo in un luogo vissuto ma vivibile.

La gestione del cambiamento

Se le abitudini invecchiano spetta a noi cambiarle per non invecchiare con loro.

Perché non fare un referendum per “consultare la popolazione” chiedendo semplicemente come vorrebbero modificare l’ambiente per renderlo più accogliente?
Nel farlo dobbiamo considerare i diversi stili di lavoro  (persone che appartengono alla scrivania, persone che sfarfallano in ufficio, persone che si mostrano in toccata e fuga).
Dobbiamo anche tener presente le diverse personalità tra cui:

• il nidificatore che deve essere circondato da oggetti familiari per sentirsi inserito
• il collezionista di carta che deve archiviare una copia di tutto e ha quindi necessità di ampi spazi per custodire gelosamente la sua variegata collezione
• l’imperatore dello status per cui lo spazio e la scrivania sono fondamentali, così come una bella pianta ornamentale, quadri, trofei, simboli…
• il maniaco del controllo che non può stare troppo lontano dai suoi collaboratori perché deve intervenire in ogni istante e in ogni attività

Potremmo elencare molte altre figure, ma quello che conta qui è cercare di offrire ad ognuno una briciola di comprensione per le proprie necessità, senza per questo stravolgere la nuova idea di ufficio accogliente ed efficace che stiamo progettando.

Dalla teoria alla pratica

Come per un Business Plan dobbiamo pianificare la trasformazione fisica dell’ambiente. Partiamo dagli obiettivi: a che scopo modificare gli spazi e quali benefici contiamo di procurare?
In primo luogo coinvolgere sempre i collaboratori per ottenere la loro entusiastica collaborazione per poi procedere alla pulizia di ciò che non serve più. A parte i documenti che la legge impone di conservare per certo numero di anni, tutto ciò che non è stato toccato da più di 12 mesi non serve e può essere cestinato.

Ripuliti dalle cose inutili, ci accorgeremo che la trasformazione sarà una passeggiata… 

Quindi occorre ordinare quello che manca: scrivanie, sedie, scaffali, qualche pianta ornamentale che fa sempre bel vedere. I quadri che non abbiamo mai avuto il tempo di posizione meglio buttarli e appendere alle pareti poster colorati e stimolati.
L’immagine e lo stile aziendale devono essere presenti in ogni angolo. E non dimentichiamo le normative per muoverci in sicurezza!

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